Een kwartier vergaderen over veiligheid, slides in een veel te warme ruimte en medewerkers die na drie minuten afhaken. De meeste preventiemedewerkers kennen dit scenario. Preventie op de werkvloer is effectiever wanneer die niet langer top-down wordt aangepakt, maar teams op de werkvloer activeert en uitgaat van hun eigen werkervaring.
Echte risico’s aan het licht brengen met een participatieve workshop
Concurrenten hebben het vaak over gamification en teambuilding. Veel minder vaak over het echte potentieel van een speelse workshop: risico’s aan het licht brengen die nog niemand in kaart heeft gebracht. Een rollenspel, een fotowandeling door de werkplaats of een veiligheids-escaperoom is niet alleen bedoeld om instructies over te brengen. Ze zetten medewerkers ertoe aan hun eigen werkomgeving actief te observeren.
De INRS benadrukt dat de risicobeoordeling gebaseerd moet zijn op een analyse van het werk zoals het daadwerkelijk wordt uitgevoerd en dat medewerkers erbij betrokken moeten worden. Zij kennen immers de problemen die ze in hun dagelijkse werk tegenkomen. Een goed opgezette speelse workshop past dit principe precies toe. In plaats van een lijst met standaardgevaren te tonen, vraagt de workshop deelnemers zelf de risicovolle situaties te herkennen.
Heb je weleens gezien dat een medewerker een procedure omzeilt omdat die het werk vertraagt? Dit soort gedrag wordt zelden op een formulier gemeld, maar komt vanzelf naar voren tijdens een groepsspel waarin iedereen zijn eigen ervaringen deelt. Verschillende bedrijven gebruiken de risicobingo van de INRS via Synergi INRS om deze inventarisatie te structureren aan de hand van concrete visuele scenario’s, afgestemd op verschillende sectoren.
Van spel naar DUERP: bevindingen omzetten in preventiemaatregelen
Een speelse workshop die niets concreets oplevert, blijft een leuke activiteit en is geen preventieaanpak. Het verschil wordt na het spel gemaakt.
De DUERP (het document voor de beoordeling van beroepsrisico’s) moet de risico’s per werkeenheid in kaart brengen. Elke bevinding uit een workshop moet in dit document worden opgenomen. Vanaf 50 medewerkers moeten preventiemaatregelen worden vastgelegd in een jaarlijks programma (PAPRIPACT). Onder deze drempel wordt een lijst met maatregelen rechtstreeks in de DUERP opgenomen.
Zo koppel je een bewustwordingsspel concreet aan de formele preventiecyclus:
- Tijdens de workshop noteert een verantwoordelijke elk risico dat de deelnemers signaleren, met de locatie, de betreffende werksituatie en de door het team ingeschatte frequentie.
- In de dagen erna worden deze observaties vergeleken met de bestaande DUERP, zodat ontbrekende of onderschatte risico’s aan het licht komen.
- Corrigerende maatregelen worden opgenomen in het jaarlijkse preventieprogramma (of in de maatregelenlijst voor kleine organisaties), met een aangewezen verantwoordelijke en een deadline.
- De deelnemers krijgen terugkoppeling, zodat ze zien dat hun observaties tot zichtbare veranderingen hebben geleid.
Zonder deze terugkoppeling neemt de betrokkenheid van medewerkers af. Ze zien de workshop dan als een communicatieoefening en niet als een middel om hun veiligheid op het werk daadwerkelijk te verbeteren.
Psychosociale risico’s in spelscenario’s: een vaak vergeten invalshoek
De meeste preventiespellen richten zich op fysieke risico’s: vallen, tillen en het dragen van persoonlijke beschermingsmiddelen. De DUERP omvat echter alle beroepsrisico’s, waaronder psychosociale risico’s.
Door rollenspellen over de organisatie van het werk toe te voegen, krijgt een workshop een bredere reikwijdte. Een scenario kan bijvoorbeeld gaan over een overbelasting van taken op vrijdagmiddag, een conflict tussen twee afdelingen over prioriteiten of een medewerker die geïsoleerd raakt tijdens het thuiswerken. Psychosociale risico’s komen beter aan het licht in een gezamenlijk gesprek dan met een individuele vragenlijst.
Waarom wordt deze invalshoek zo weinig benut? Omdat de begeleiding ervan meer finesse vereist. Praten over stress of spanningen tussen collega’s in een speelse setting vraagt om een veilige sfeer en een begeleider die signalen kan opvangen zonder mensen bloot te stellen. Het spel wordt dan een gestructureerde ruimte voor gesprek, geen gewone quiz met punten.
Een geloofwaardig scenario rond psychosociale risico’s opstellen
Een goed scenario begint bij een waarneembare werksituatie, niet bij een theoretische definitie. Bijvoorbeeld: “Het team krijgt om 16.00 uur een spoedbestelling binnen, de leidinggevende is afwezig en twee mensen zijn met verlof. Wat doe je?” De deelnemers bespreken de keuzes, mogelijke spanningen en beschikbare middelen. De preventiemedewerker noteert de signalen van organisatorische risico’s die naar voren komen.
Concrete criteria om de effectiviteit van een speelse preventieworkshop te beoordelen
Het succes van een workshop meet je niet aan de tevredenheid direct na afloop. De echte graadmeter is het aantal nieuwe risico’s dat na de oefening in de DUERP wordt opgenomen. Dit zijn de criteria die een nuttige aanpak onderscheiden van een eenmalige activiteit:
- De deelnemers hebben minstens één risico vastgesteld dat nog niet in de bestaande DUERP stond.
- De verzamelde observaties hebben geleid tot vastgelegde corrigerende maatregelen, met een verantwoordelijke en een deadline.
- De aanpak omvatte meerdere risicocategorieën (fysiek, chemisch, psychosociaal en ergonomisch) en niet alleen zichtbare gevaren.
- De teams zijn betrokken bij de opvolging van de genomen maatregelen, zodat bewustmaking en de bredere preventieaanpak op elkaar aansluiten.
Als een workshop aan deze vier criteria voldoet, is het meer dan een eenmalige activiteit. De workshop maakt deel uit van de cyclus voor gezondheid en veiligheid op het werk, met documentatie en controleerbare resultaten.
Speelse preventie heeft alleen waarde als ze tot beslissingen leidt. Een spel dat leuk is, maar niets verandert aan de DUERP, is een kostenpost. Een spel dat drie onzichtbare risico’s aan het licht brengt en tot drie corrigerende maatregelen leidt, is een rendabele investering in de bescherming van medewerkers.
